Tips para iniciar el proceso de digitalización de documentos en una organización

La globalización trajo consigo una serie de avances relacionados con la tecnología que han transformado los procesos de información y comunicación. En el plano organizacional, esto se puede ver reflejado en los procesos de automatización y digitalización de la información.

En el presente, para que una compañía logre sobresalir de su competencia, tiene que invertir en innovación. Sobre todo, un escenario que ayuda a mejorar las ventas y la gestión interna, es la digitalización de los documentos.

Quédese en el siguiente blog que le hablaremos acerca de cómo puedes hacer para iniciar el proceso de digitalización de su organización.

Virtudes de digitalizar los documentos de su empresa

Mantener una gestión documental ordenada facilita la administración de su organización. Por este motivo, es importante que preste atención y mantenga actualizados los documentos de su compañía.

Sin embargo, mantener este apartado en constante orden, es un proceso lento que demandará mucho esfuerzo del recurso humano de su organización.

Por fortuna, existen software especializados capaces de digitalizar todos sus documentos de forma segura. Por lo que si desea que el almacenamiento de su compañía deje de ser un problema, aquí tiene la solución perfecta.

Si como organización no cuenta con la infraestructura y recursos necesarios para llevar adelante este importante paso, debes saber que existen servicios profesionales que pueden hacer este trabajo.

Entre las ventajas de tercerizar la digitalización de documentos, destacan:

• Aumento en la eficiencia operativa de su empresa.
• Mejora en la gestión de la información de su negocio.
• Aumento en la rentabilidad general de su organización.

Tips para efectuar el proceso de digitalización

Los documentos tienen un valor histórico y legal. Por lo que, dependiendo de su contenido y contexto, pueden ser más o menos relevantes. Estos parámetros son importantes al momento de gestionar el archivo documental de su organización. 

En tiempos de globalización, la digitalización de documentos es una práctica común para la mayoría de las grandes empresas; dado que este escenario promueve una mayor seguridad de los archivos.

Ahora bien, si usted desea que su organización innove al ecosistema digital, a continuación le indicaremos los pasos a seguir:

1. Clasificación de documentos: defina de qué forma se realizará el proceso de captura del archivo (de manera unitaria o por lotes).

2. Preparación del documento: Etapa inicial del escaneo, que tiene en cuenta una serie de parámetros, tales como:

• Eliminación de los documentos duplicados.
• Revisión para aquellos documentos que presenten dificultades en su lectura.
• Obtener un orden cronológico de los archivos.
• Definir el tipo de conservación del archivo al terminar el proceso de digitalización.

3. Control de calidad: Sirve para revisar la copia escaneada y que esta mantenga un alto estándar de calidad.

4. Archivo: Seleccione el medio digital donde guardará los documentos escaneados (ejemplo: la nube).

SDS: Un servicio de digitalización para su organización

Para llevar a cabo el proceso de digitalización de su organización, la mejor opción es contar con el servicio experto de SDS; una compañía internacional experimentada en brindar soluciones de custodia, protección y administración documental tanto a instituciones bancarias, aseguradoras, centros de salud, entidades gubernamentales como educativas.

Para más información, le invitamos a contactarnos a través de los siguientes canales:

• Teléfono: 396.2150 / 396.2151

E-mail: info@sdspanama.com