4 Tipos de destrucción de documentos y cuál es el mejor para su negocio

El proceso de destruir documentos refiere una función que debe ejecutarse de un modo bastante detallado, ciñéndose a un paso a paso muy específico. Únicamente de esta forma, es que puede uno cerciorarse de que toda esta data que se contiene pueda, final y absolutamente, desaparecer, sin que pueda ocasionar inconvenientes para las empresas tanto como para los clientes.

En función con varias normativas, todas las compañías que posean datos personales están en la obligación moral de otorgar a los titulares todos los formatos en los que se hallen, cuando haya culminado el requerimiento de tratar con las bases de datos.

Esto, sumado a que toda la data que la corporación maneje no podría ser usada para otros programas sin contar con el permiso y la autorización del dueño de los datos personales. Este es un factor más para decidir proceder con la destrucción de documentos, proceso que coadyuva con prevenir incumplimientos que vayan en contra de lo establecido por Ley.

Pero, ¿cuáles son los documentos o las bases de información más vulnerables? Aquellos que contienen datos personales y sensibles, como, por ejemplo, Hojas de Vida, contratos, nóminas, acuerdos, mails, informes médicos, declaraciones juradas, partidas de nacimiento, partidas de matrimonio, etc.

Esta información sensible, al poder ser ubicada en todo ámbito, sea físico o digital, deben contar con un proceso específico para que puedan ser tomados, analizados y conservados o desechados, de ser el caso, para que la seguridad esté garantizada.

Y es que, claro, la seguridad es un pilar fundamental cuando se trata del tratamiento de información sensible. Por esto, la destrucción de documentos es importantísima. Para este valioso proceso, existen varios métodos. En el artículo de hoy, expondremos cuatro tipos.

1. Triturar toda la data

Se trata de un proceso en el que se reducen los documentos a partículas, pedazos o tiras, en los que es imposible poder leer o acceder a la información que contuvieron alguna vez.

Cuando se pretende realizar este procedimiento, es importante tener en cuenta ciertas pautas básicas, como la de depósito, custodia adecuada, transporte seguro y destrucción total.

2. Quemar la información

Se trata del tipo de destrucción de documentos, quizá, más radical, puesto que no suele dejar evidencias.

Todo aquel documento confidencial, como documentos de identidad, contratos, partidas, nóminas, cuentas bancarias, entre otros, son la clara prueba de que la data no debe simplemente desecharse de forma tradicional a través de un bote de basura. No. Es realmente importante proceder a destruirlos por completo una vez hayan cumplido la función para la que fueron redactados.

3. Empapar el documento

Otra manera permanente de eliminar por completo una información en físico es por medio del agua. Con el fin de lograrlo, es necesario dejar posada la data en una mezcla de agua con lejía por un mínimo de un día entero. Al cabo de este tiempo, la información del material habrá desaparecido por completo.

4. Manos expertas

¿Cómo no apartar un espacio para las manos profesionales? Contar con los servicios de una empresa que pueda otorgar la posibilidad de destruir documentos de la manera más confiable y segura del mercado, es simplemente invaluable.

Nunca estaría de más mencionará que cada actividad relacionada con la destrucción de documentos debe estar completamente ligada con la experticia de profesionales. ¡Qué coincidencia!, en SDS somos expertos en toda actividad concerniente a temas de tratamiento y destrucción de documentos.