La tecnología como una herramienta de mejora en la gestión documental de su organización

Los nuevos avances tecnológicos y la gestión documental archivística van ocasionando, ahora mucho más, conexiones que complementan y que son eficientes y financieramente convenientes. Hoy, estos avances nos otorgan la posibilidad de tomar provecho, indiscutiblemente, en los procesos que involucran el manejo de data, de modo que las corporaciones y entes públicos puedan aminorar sus costos y conseguir poseer una base de informaciones que sea ágil y segura.

¿De qué manera emplear los avances tecnológicos en pro de mejorar los procesos de archivística?

Existen diversas normativas que promueven que las empresas establezcan lineamientos orientados a mantener su data por medio de la tecnología.

Mediante acceso para consultas: Todos los usuarios están en la capacidad de generar, variar y ajustar la interfaz por medio de cualquier buscador, a fin de alcanzar los objetivos trazados por sus compañías. Del mismo modo, la información debe encontrarse a la mano y contar con una fácil accesibilidad para ser leída o descargada.

A través del aprendizaje: las personas que puedan acceder a los programas deberían toparse con un software que sea intuitivo, utilizable y atractivo, de esta forma, los usuarios podrán hacer uso de ellos sin inconvenientes ni reprocesos

Data online: Cualquiera que sea el lugar en el que los usuarios se encuentren, estos deben poder acceder a los documentos, en cada oportunidad que se presenta la necesidad de una transacción en el sistema tecnológico de gestión.

Capacidad de recuperación: De presentarse el desafortunado caso de una eliminación de documentos no prevista, cada usuario podrá buscar la información, por medio de algunos criterios y filtros en su búsqueda, sea por frentes, fechas, denominaciones y cualquier identificación. En este lugar, deberían encontrarse los datos de manera totalmente digitalizada.

Protección y garantía de seguridad: Toda la data terminará siendo resguardada con el fin de mitigar riesgos asociados con adulteraciones o pérdidas, en línea con la seguridad y la preservación de los documentos.

Una correcta homologación: La jerarquización y el orden de los documentos albergados digitalmente deben estar aptos para adaptarse a los procesos de cada compañía.

Duración en el tiempo: la data física, como todos sabemos, tiene un ciclo de vida útil, que se basa y maneja en función del tiempo.

Por las razones expuestas, no cabe duda que el avance tecnológico nos ha ayudado a mejorar nuestros procesos, a avanzar, a automatizar ciertos procedimientos.

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