5 riesgos para su negocio a causa de una mala gestión documental

Cuando hablamos de una corporación con una deficiente gestión documentaria, es de vital importancia tener en cuenta los inminentes riesgos a los que hay enfrentarse. De este modo, los CEO y cabezas de empresa podrán analizar sus estrategias internas y comprobar si el trabajo que se está realizando es óptimo y está alineado con la información y la documentación general.

En la actualidad, existe una gran variedad de compañías que, en respuesta a su interés por mejorar su performance, se encuentran comenzando a implementar ciertas estrategias, basadas en una buena gestión documental; aún así, todavía hay muchas otras que, lamentablemente, no cuentan con una orientación asertiva y, por consiguiente, se exponen y se tornan vulnerables frente a cualquier imprevisto relacionado con la data de la empresa.

¿Qué es la gestión de documentos?

Con el fin de profundizar un poco más sobre aquellas ocasiones que involucran una deficiente gestión de documentos, es imprescindible conocer que esta gestión se puede definir como un procedimiento sustancial en la captación, almacén, orden y recuperación de data de cualquiera que sea la compañía.

Por ello, todas las empresas estarían en el deber de poseer un plan de acción que incluya el desarrollo de archivística, orientado a controlar el nivel de producción, utilización, manejo y control de la información de datos; todo esto, a través de tecnologías con especialidades afines al objetivo, que puedan garantizar una gestión conveniente y positiva de la información.

Poseer un mal proceder con la data de la compañía no solo se traduce en un gasto innecesario del tiempo, sino que, además, se corre el riesgo de perder por completo o de exponer indebidamente la información.

En base a lo expuesto, hoy te presentamos los cinco más preocupantes riesgos causados por una mala gestión documental

1. Información difícil de ser ubicada

Se trata, pues, de uno de los puntos de vulnerabilidad más comunes cuando se presenta una defectuosa gestión de data, debido a que prolonga los procedimientos y los espacios de tiempo dedicados a la busca y recuperación de información, lo que, finalmente, termina significando una pérdida de costos para las compañías.

2. Más responsabilidades asignadas

Al generarse los reprocesos de forma interna, por inevitable consecuencia, se producirán, también, índices de baja productividad en los colaboradores.

3. Extravío de data

El hecho de perder información confidencial de una compañía es un riesgo latente que podría generarse de no poseer un correcto orden en la gestión de documentos, dejando a la vista las malas prácticas o el pobre nivel estratégico de la corporación.

4. Comunicación que no trasciende

Al no activarse una correcta implementación en las plataformas que manejan procesos de gestión de documentos, se pueden generar errores o fallos de índole comunicacional entre los individuos que lideran los frentes de la empresa.

5. Poca o nula seguridad

Tener desconocimiento sobre la forma ideal de archivar, organizar y almacenar los documentos puede dejar a la vista información privada y confidencial, decantando problemas aún más grandes.

Si estás en busca del sistema ideal de gestión de documentos para tu compañía, SDS te da la bienvenida al espacio que necesitas.

¡Síguenos en nuestras redes sociales y mantente informad@ sobre las últimas tendencias relacionadas con tecnología de documentación!

• Instagram: @sdspanama
• Facebook: @sdspanama