¿Por qué las PYMES deben invertir en la destrucción de documentos?

Las Pymes generan mucha información. Con el correr del tiempo, esto se vuelve un problema; debido a que gran parte de esos documentos contiene información privada de clientes y de la propia empresa.

Todas las organizaciones tienen deberes y obligaciones que cumplir con respecto a cómo gestionan su archivo documental. Por lo que cada cierto tiempo, es menester destruir los documentos con el fin de cumplir con las normativas de cada región.

En el siguiente blog te explicaremos por qué debería invertir en la destrucción de documentos de su Pyme.

¿Por qué obtener un certificado legal de destrucción?

El certificado de destrucción documental es un documento legal que indica que su Pyme eliminó documentos de carácter confidencial, siguiendo los procesos normativos vigentes por la ley de su territorio.

Entre los datos confidenciales de sus clientes, podemos destacar:

• Nombres propios.
• Número de tarjetas de crédito.
• Teléfonos y direcciones.
• Número de seguridad social.

Las empresas pequeñas y medianas frecuentemente ignoran hasta qué punto la destrucción de documentos es relevante, para mantener la buena salud de su organización.

En consideración al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), todas las organizaciones deben cumplir con la adecuada eliminación de archivos que contengan algún tipo de dato de carácter privado. Esto es así, porque existen derechos fundamentales ligados a la intimidad de las personas.

Si como empresa no lleva adelante este proceso de forma correcta, su Pyme puede correr el riesgo de asumir multas y un riesgo reputacional muy alto. Por lo que no es una cuestión que deba ser tomada a la ligera.

Beneficios de la eliminación de documentos

Mantener una buena gestión documental dentro de su organización es un proceso tan valioso, como su posterior destrucción.

En este sentido, existen servicios destinados exclusivamente a todo lo relacionado con la gestión y resguardo de su archivo. Algunos beneficios a destacar de contar con un servicio de eliminación de documentos, son los siguientes:

• Liberar espacio físico.
• Ahorrar en costes operativos.
• Mantener la transparencia en los procesos.
• Garantizar el cumplimiento normativo.

Tercerizar la destrucción documental es la mejor decisión si es una pequeña o mediana empresa que no cuenta con los recursos ni conocimientos legales para llevar adelante esta tarea, apegándose a las normativas vigentes.

Además, al concretar la destrucción de archivos, se le otorgará un certificado que contendrá la siguiente información legal:

• Fecha de destrucción.
• Lugar de la destrucción y hora.
• Método de eliminación documental empleado.

Un servicio de eliminación de su archivo le garantizará un mayor rendimiento a su organización; debido a que podrá utilizar sus recursos en los objetivos de la misma. 

SDS: un servicio de destrucción documental certificado en Panamá

En Supreme Data Storage (SDS) somos especialistas en todo lo relacionado con la gestión, custodia y eliminación de sus archivos. Por lo que somos el partner perfecto para gestionar y asesorar a su organización en esta tarea.

Invierta en el proceso de destrucción documental; programe una cita de forma periódica y gane en competitividad.

Para más información, desde SDS le invitamos a contactarnos a través de los siguientes canales:

• Teléfono: 396.2150 / 396.2151
• E-mail: info@sdspanama.com