¿Por qué es importante contar con un certificado de destrucción de documentos?

Un escenario vital en la vida de una empresa radica en la eliminación de documentación. 

De hecho, la destrucción documental está regida por normativas en la mayoría de países, y se enfoca en la eliminación de archivos confidenciales pasada determinada cantidad de tiempo.

La eliminación de documentos reservados es una tarea molesta que requiere el uso de recursos humanos de la empresa; situación que implica tiempo y demanda un esfuerzo coordinado.

Por esta razón, muchas compañías recurren a servicios de terceros para destruir sus archivos con el objetivo de garantizar la seguridad de la operación, así como un certificado legal de la eliminación.

La destrucción de datos de carácter personal

Los datos personales tienen carácter de confidencialidad. Lo que significa que la filtración de esta información puede traerle problemas muy graves a una compañía a nivel legal.

Algunos de estos datos confidenciales pueden ser:

• Nombres propios.
• Teléfonos.
• Números de tarjetas de créditos.
• DNI.
• Número de seguridad social.
• Correos electrónicos.

Las compañías tienen muy presente la protección de datos personales. Este es uno de los motivos que las lleva a contratar a empresas dedicadas a la destrucción de documentos; puesto que pueden garantizar una seguridad y confidencialidad total.

Por qué es importante un certificado de destrucción documental

Es importante contar con personal idóneo que tenga un contrato de confidencialidad al momento de llevar adelante una destrucción de documentos. 

Algo que una empresa especializada en la eliminación de archivos y gestión documental tiene siempre presente.

Si su organización debe enfrentarse a una inspección legal, el certificado de destrucción le será útil para garantizar la protección de datos y avalar el proceso de forma legal.

Algunas empresas no son conscientes de esta situación y ponen en juego la reputación de su organización al llevar adelante el proceso de destrucción documental de forma descuidada. 

Esta situación puede desencadenar en grandes cantidades de sanciones y multas.

¿Qué debe tener el certificado de destrucción documental?

De forma concreta, un certificado legal de destrucción documental, debe contener:

• Fecha de destrucción.
• Lugar de la destrucción y hora.
• Método de eliminación documental empleado.
• Tamaño final de la partícula y nivel de corte.

Con esta información en el certificado de eliminación documental, su organización podrá demostrar que los archivos confidenciales han sido destruidos siguiendo las normativas que rige la ley de su país.

Servicio de destrucción certificada de documentos en Panamá

En Supreme Data Storage (SDS) somos expertos de reputación internacional en la destrucción documental certificada.

Nuestro proceso de destrucción documental ha sido diseñado bajo estrictos estándares de protección, a fin de garantizar:

• Confidencialidad de la información hasta el final de su vida útil.
• Ahorro de espacio físico y tiempo.
• Orden documental.
• Seguridad de los datos privados de la organización.
• Ser parte de la campaña reciclaje hoja x hoja.

Si su empresa necesita una solución urgente y confiable de eliminación documental, SDS le garantiza un trabajo limpio bajo los estándares más altos de calidad internacional.

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