Gestión documental | Del fracaso a un exitoso sistema de control de documentos

Tener un adecuado sistema que controle la gestión de documentos nos proporcionará la capacidad de alertarnos sobre data que esté faltando, eliminar información que ya no necesitemos más, notificar a los actores sobre cualquier inconveniente que pueda presentarse y mejorar los procedimientos de ejecución correctiva.

Gracias a que la data a través de un documento incentiva a la mayoría de iniciativas en las compañías, el poder de control de esos documentos, por lo general, se traduce en el contraste entre la victoria y la pérdida. Por ende, poseer este poder de regulación de data continúa teniendo el título de garante de calidad.

De manera similar que, con gran cantidad de sistemas afines, el sistema de información con mayor éxito es pragmático, sencillo de uso y bastante intuitivo. El primer peldaño par alcanzar este objetivo es tomar la decisión específicamente de qué documentos son aquellos que deben regularse.

Esta gestión de data se ubica dentro de la lista de estrategias más importantes para los cumplimientos normativos de los rubros que son bastante regulados. Las compañías, dentro de ciertos espacios temporales, podrían verse beneficiadas, tanto en sus inicios, como en momentos de alto apogeo.

¿Por qué se necesita llevar un correcto control de documentos?

Si te encuentras en plena investigación de estrategias orientadas a buscar la regulación de data o información documentaria dentro de un rubro que es bastante regulado, cabe la enorme posibilidad de que el cumplimiento normativo sea un tema que cause un poco de preocupación.

Ahora bien, aun cuando los riesgos de control mínimos son un beneficio principal, este se encuentra todavía alejado de ser un resultado positivo exclusivo. De hecho, la alternativa de solución más eficaz posible se traduce como un aumento de transparencia, una optimización en la seguridad de la data, una considerable reducción de los riesgos de continuidad del negocio y otros beneficios similares.

¿Qué es una hoja de control de documentos y qué debería contener?

Cuando se haya escogido la estrategia de control de data más asertiva, es imprescindible otorgarles una configuración a los sistemas de gestión para darles nombre, almacenar y archivar la información de la manera más óptima. Llevar a cabo un sistema de archivo garantiza el ahorro del invaluable recurso del tiempo a mediano y a largo plazo, tanto para uno mismo como colaborador, como para todo el equipo de trabajo, por medio de un sistema de documentos integral.

Asimismo, toda esta información, la misma que, por naturaleza, es manejada por las industrias de todo tamaño, es capaz de ser nombrada, archivada y almacenada, por nombre de equipo, de proyecto, por período de tiempo, por tipo de tema, por subtema y, en muchas ocasiones, por una fusión de estas categorías. Por esta razón, es de vital importancia saber crear una nomenclatura que pueda otorgar coherencia para homologar la información y hacerla identificable. Esto, además, coadyuvará a prevenir contratiempos cuando se proceda a realizar un control de versiones.

De manera muy específica, cada hoja de control debería contener:

• El nombre completo y todos los demás datos de la persona que creó el documento
• El nombre completo y todos los demás datos de la persona que verificó el documento y los datos
• El nombre completo y todos los demás datos de la persona que aprobó el documento
• El detalle de cuándo se aprobó el documento
• El estado en el que se encuentra el documento (es decir, si es que está en espera de aprobación, en revisión, aún en borrador o completamente aprobado)
• La numeración de revisión del documento
• La autorización del documento

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