Claves para la automatización de los procesos en el sector público

La burocracia estatal es uno de los elementos críticos del Estado. Esto se debe a la falta de automatización que intervienen en los múltiples procesos de gestión institucional. 

Para lograr un cambio real que se traduzca en trámites ágiles, menos cuellos de botella y procesos más transparentes, es fundamental invertir en tecnologías que permitan sacarle partido a los recursos de las instituciones estatales.

A continuación le brindamos algunas claves que, como funcionario, le permitirán modernizar el sector público.

Invertir en tecnología móvil

Todo el mundo tiene un dispositivo móvil en su bolsillo. Es fundamental explorar estrategias de transformación digital que permitan aprovechar estas herramientas en beneficio de las instituciones del Estado.

Es necesario invertir en tecnologías que posibiliten tener webs versátiles adaptadas a dispositivos móviles. De manera que los usuarios puedan acceder a la información institucional, estén donde estén; y consultar sus inquietudes.

Cada vez son más los organismos estatales que están usando chatbots inteligentes para interactuar con los ciudadanos, de manera que las preguntas frecuentes queden resueltas a la brevedad.

Entre los beneficios de contar con chatbots, destacan:

• Optimización de costos.
• Ayudan a las instituciones a conocer a sus usuarios.
• Atención disponible las 24 horas.

Implementar trámites virtuales

Los trámites virtuales son el presente. Retrasar la implementación de automatización de procesos que permitan realizar la mayoría de los trámites relevantes de manera digital, solo logra crear tedio en los usuarios.

Como funcionario, su responsabilidad es identificar qué trámites son los idóneos para trasladar al ámbito digital y diseñar una estrategia que permita el éxito de la operación.

Entre las ventajas de contar con trámites virtuales en el servicio público, se encuentran:

• Evitar colas.
• Permite a los ciudadanos organizar su tiempo.
• Velocidad de procesos.
• Genera usuarios más complacidos.

Implementar un sistema de Gestión Documental eficiente

Contar con un sistema de gestión documental de excelencia le garantiza transformar sus instituciones por completo. 

Contratar un servicio especializado en la administración de documentos permitirá que su institución se adapte a todo tipo de escenarios; puesto que son procesos compuestos por mecanismos tanto digitales como tradicionales.

En este sentido, puede optar por:

• La administración y custodia de documentos.
• Un sistema de gestión documental parcial o totalmente digitalizado.

Una gestión documental implementada de forma competente permitirá maximizar la eficiencia durante los procesos y en contrapartida ahorrar recursos estatales.

Laserfiche: el mejor sistema para automatizar los procesos del sector público

Para promover de manera definitiva una transformación digital de manera integral en el sector público, y mejorar la actividad de la institución, sería prudente utilizar un sistema de gestión de contenido que automatice los procesos de su organización como Laserfiche.

Con el software de Laserfiche que ofrece Supreme Data Storage (SDS) puede obtener beneficios como:

• Realizar tareas de manera remota desde cualquier dispositivo en tiempo real.
• Obtener una rápida revisión de tareas.
• Los documentos se pueden ubicar al instante gracias a su buscador.
• Obtener un análisis de datos que impulse la productividad del sector.
• Obtener un archivador documental electrónico.

Tenga un respaldo estratégico y profesional con SDS. Para más información, le invitamos a contactarnos a través de los siguientes canales:

• Teléfono: 396.2150 / 396.2151
• E-mail: info@sdspanama.com