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Al igual que muchas otras, las compañías ligadas al sector inmobiliario utilizan, en sus procesos, grandes cantidades de documentos con abundante información. El gran volumen de estos documentos se traduce en la oportunidad perfecta para buscar optimizar la información, empleando el servicio de destrucción de documentos.
¿Por qué es una “oportunidad”? La respuesta es sencilla. Al realizar una depuración de información, se facilitará el hecho de priorizar aquella que realmente debería prevalecer.
La destrucción de documentos es vista por diversas miradas expertas como un proceso de gran importancia en la ejecución de servicios y de acciones trazadas a partir de la gestión de documentos, ya que contribuye con mantener en orden toda la información y archivos previamente creados y respetando las jerarquías de los mismos.
Identificando las ventajas de la gestión de documentos
El sector inmobiliario posee la característica de emplear diversos métodos para llevar a cabo sus proyectos. Estos métodos incluyen documentos orientados al análisis, propuestas, reportes, informes y otros de similar naturaleza. Es preciso considerar, entonces, que estamos hablando de un rubro en el que abunda la información y en el que, muy seguramente, siempre ha de ser necesario llevar un
control de depuración con el fin de ahorrar costos de almacenamiento y custodia.
En efecto, tener una adecuada categorización, jerarquización, orden y conservación/depuración de la información coadyuva considerablemente con la automatización y optimización de procesos, el ahorro de tiempo, de recursos y una mejora destacable en la productividad y el desarrollo constante. Esto, teniendo en cuenta el valor que posee la información en cuanto a las ejecuciones eficientes, lógicas e integrales de las compañías.
Una vez que esta premisa se tiene mapeada, no será complicado tomar la acertada decisión de acudir a un servicio que preste ayuda para gestionar los documentos. En resumidas palabras, esta gestión contribuye con la liberación de áreas, en términos de espacios físicos, tanto como con la liberación de los archivos en plataformas virtuales. Además, mantiene actualizados los datos informativos, al ser categorizados y jerarquizados.
¿Cuál es la verdadera definición de esta gestión?
Y precisamente hablando de gestión de documentos, es imprescindible mencionar que, al decir esta palabra, no solamente estamos haciendo referencia al almacenamiento de la información como tal, sino también a la evaluación y decisión de eliminar algunos que, simplemente, ya no aporten más. Entonces, podríamos conceptualizar el término indicando que se trata de un paso a paso de archivo, diseñado para proceder con la depuración de cierta información que, una vez realizada la previa valoración, se establece que han culminado con su rol y pasan a ser menos relevantes que aquellos que sí podrían representar de utilidad para la corporación.
SDS: un referente en gestión de documentos en Panamá
En Supreme Data Storage (SDS), contamos con un selecto staff de profesionales expertos en gestión, almacenamiento, custodia y eliminación de sus documentos. Esto nos convierte en el aliado ideal para organizar y jerarquizar de la forma más asertiva su volumen documentario.
Para más información, le invitamos a contactarnos a través de los siguientes canales:
- Teléfono: 507-396-2150 / 507-396-2151
- E-mail: info@sdspanama.com