5 tips para empezar la digitalización de documentos en su organización

Digitalizar los procesos e implementar absolutamente toda la data física al mundo digital puede parecer un trámite engorroso, casi imposible de lograr para muchas de las compañías; sin embargo, la estrategia correcta en las manos adecuadas es la fórmula perfecta para dar el gran primer paso en la transformación camino al verdadero mundo de hoy.

Y es que no es necesario ponernos a pensar en el número de datos de información que la compañía ha podido generar con el paso del tiempo, puesto que para cada requerimiento se ha creado una solución que es capaz de poder convertir toda la documentación inicialmente plasmada en una hoja de papel, ahora, en un archivo digital.

¿Empezamos?

Peldaño a peldaño

Todo proceso, tiene un paso a paso.

1. En primera instancia, es necesario poder identificar el aliado en todo el proceso de digitalización de documentos empresariales, que pueda brindar la experiencia requerida, iniciando la conceptualización de la idea del proyecto, pasando por el armado de la estructura y finalizando con la solución más integral para el almacenamiento, manejo y destrucción más segura y confiable de documentos.

2. Luego, será necesario poder determinar qué documentos son aquellos que entrarán en la primera etapa de digitalización, pues, evidentemente, no será posible pasarlos todos juntos. Se debe armar una lista de prioridades que pueda definir qué irá primero. Junto con su indexación, se deben ir formando archivos, con sus datos, nombres, fechas, tal vez distribuidos por área de cada corporación, de modo que, finalmente, puedan formar parte de un todo que involucre varios rubros.

3. Ahora, debe proceder la purga de los documentos: solo irán a digital los que realmente tengan que ser escaneados. Esto, además de que deben estar completamente limpios, es decir, sin clips, ganchos o cualquier otra cosa que pueda impedir el proceso de escaneo.

4. Punto aparte, prosigue la digitalización, que es cuando el documento es colocado en el escáner para, luego, ser convertido en un archivo digital. Aquí es imprescindible que vaya pasando por un control de calidad en el que se verifique que los documentos puedan ser legibles y que la resolución sea la correcta. De ser el caso, deben ajustarse las cuestiones de nitidez y contraste.

5. Después, cada documento debe ser homologado, recibiendo una indexación para poder ser identificado y rastreado en el sistema.

¿Cuáles son los beneficios de digitalizar la data de una empresa?

Pasar del ámbito físico al ámbito digital, en cuanto a gestión de documentos de una compañía, puede traer muchos beneficios tanto para la misma como para el medio ambiente.

• Se reducen los costos de material
• No es necesario realizar todo a mano
• La información está más segura
• La documentación se encuentra de forma más sencilla
• Los datos se encuentran centralizados
• El acceso es más rápido
• Las versiones se pueden rastrear
• La información se puede compartir en otros lugares
• Se ahorra el uso del papel, lo cual contribuye con el cuidado del medio ambiente

Por más que el proceso pueda parecer tedioso, es imprescindible, como comentamos líneas arriba, contar con el aliado preciso. El aliado más eficaz para este tipo de soluciones es SDS, con quien te será posible planificar cada etapa del proceso de la manera más sencilla. ¡Contáctanos! @sdspanama