5 Tipos de documentos que debe destruir en su organización

La eliminación de documentos forma parte de las prácticas habituales de una organización. 

Las empresas tienden a almacenar documentación confidencial, tanto de la propia compañía como de sus clientes; pero después de cierto tiempo, esta información queda obsoleta y debe ser destruida de forma legal.

Cada uno de los documentos debe estudiarse con cuidado, puesto que algunos archivos deben conservarse totalmente. Algunos documentos pueden digitalizarse y almacenarse en la nube, mientras que otros sencillamente deben ser destruidos. Es este último caso en el que nos enfocaremos en este blog.

A continuación compartimos información acerca de los 5 tipos de documentos que deberías destruir en tu empresa.

5 Documentos que toda organización debe destruir

1. Información personal

Todo documento que incluya información sensible que pueda identificar a una persona, es catalogado como un documento que contiene Datos Personales y, por lo tanto, cumplido su ciclo, debe ser destruido.

Algunos indicios para detectar esta clase de documentos, son:

• Fotos.
• Nombres propios.
• Direcciones.
• Número de teléfono.
• Transacciones.
• Actividad en redes sociales.

2. Información que podría usarse para cometer un delito

La destrucción de documentos evita en gran medida la filtración de información y, por lo tanto, el robo de la misma para cometer actos delictivos. Cuanto más datos tenga un delincuente sobre una organización o persona, más fácil es poder perpetrar una estafa. 

Eliminar documentos puede evitar que se filtren:

• Cuentas bancarias.
• Números de tarjeta de crédito.
• Información sobre préstamos o propiedades.

3. Registros empresariales

Los registros empresariales son documentos muy sensibles que deben eliminarse legalmente pasado determinada cantidad de años. 

Cada región tiene su propio protocolo para llevar adelante la destrucción documental; en Francia, por ejemplo, este período de retención documental debe ser de hasta 10 años, mientras que otros países como Panamá deben conservarse por un plazo de 6 años.

Cada documento debe estudiarse de forma pormenorizada, puesto que su extensión de vida útil puede variar de un documento a otro.

4. Registro de transacciones

Los registros de transacciones son documentos que se acumulan muy fácilmente en casi cualquier tipo de empresa. Si los registros no están ligados con la información de contabilidad de su organización, estos archivos pueden ser destruidos a la brevedad.

Alguno de estos documentos pueden ser:

• Recibos.
• Extractos de cuentas bancarias.

5. Registro de R.R.H.H

Los departamentos de Recursos Humanos deben justificar por qué suelen conservar información personal de los empleados de la organización. Esta información debe ser contrastada de manera periódica y cuenta con una fecha de caducidad; por lo que, cumplido su ciclo legal, los documentos deben ser destruidos.

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