5 errores frecuentes en la gestión documental

Una de las actividades claves de cualquier organización es administrar los documentos de la empresa. Una buena gestión documental es tan importante, que cometer errores en este apartado puede tener como consecuencias, un aumento en la carga administrativa y pérdida en la productividad.

Una administración documental idónea permite conocer mejor el negocio y estar más predispuesto a aprovechar las oportunidades que se presentan. Por lo cual, para llevar adelante estrategias exitosas, es indispensable desarrollar una correcta gestión de los documentos de la organización.

En el siguiente blog te hablaremos acerca de los 5 errores más frecuentes en la gestión documental.

Errores frecuentes en la gestión documental

1. Perder tiempo

Este apartado es quizá el punto más relevante al momento de trabajar con gestión documental. Muchos documentos pueden no estar en el lugar que deberían; esta acción de búsqueda puede retrasar sobremanera todo el proceso posterior.

Conseguir toda la información necesaria puede hacerse pesado, por lo que, al final, para mantener un sistema de documentos centralizados, la mejor alternativa es contar con un sistema digital que permita acceder a los documentos de forma intuitiva y ágil.

2. Trabajar con documentos desactualizados

Otro de los errores más frecuentes al que nos enfrentamos al trabajar con un gran archivo de documentos, es toparnos con archivos desactualizados.

Trabajar con esta clase de documentos puede llevarnos a cometer errores en las cifras o no tener presente el paradero final de nuestros clientes, trabajadores o proveedores. Situación que retrasa pagos o complicar ciertas transacciones.

3. Información confidencial

Uno de los errores que suelen cometer algunas organizaciones es colocar los archivos confidenciales en zonas abiertas, donde cualquier trabajador puede acceder.

Este escenario es potencialmente peligroso debido a que la manipulación constante de documentos puede ocasionar pérdidas o una transferencia equivocada de algunos de ellos. Un error de este tipo puede ser irreparable si no se cuenta con un backup.

4. Editar documentos

El archivador físico, además de ocupar un gran espacio, es problemático al momento de optar por una actualización del mismo. 

Una ventaja de contar con la digitalización de su archivo, es que los documentos pueden tener enlaces internos y se pueden modificar en tiempo real de manera muy fácil.

La solución tecnológica, una vez, permite simplificar todo el proceso y garantizar 100% la seguridad y automatización de su archivo.

5. No contar con un proceso integrado

El nivel de capacitación de los trabajadores, el cumplimiento normativo y la administración relacionada con los archivos, son algunos de los procesos que pueden afectar la gestión documental de una organización.

Un sistema integrado permite tener flujos de trabajos controlados y garantizar la seguridad de los documentos de la empresa. Por lo que si su organización tiene una amplia documentación para manipular, la mejor opción es contar con apoyo profesional destinado íntegramente para esta tarea.

SDS: El apoyo que su organización necesita para implementar un proceso eficiente de gestión documental

En Supreme Data Storage somos expertos en gestión documental. Con una amplia experiencia en el sector nacional e internacional, en SDS contamos con un amplio abanico de soluciones para su organización. Tales como:

• Digitalización y automatización documental.
• Administración y custodia de su archivo en espacios acondicionados.
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