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¿Qué tan seguros están los documentos de su empresa?

19/07/2016

Muchas empresas protegen información corporativa confidencial, asegurando sus sistemas de IT contra amenazas externas como virus, hackers e incidencias de phishing. Sin embargo, esto no protege a la empresa de fallos internos de seguridad al custodiar sus documentos físicos.

Los compromisos internos de seguridad de documentos físicos en las empresas nacen en un ambiente donde hay una falta de conciencia de las amenazas de seguridad de documentos en el propio comité de dirección y sus directivos.

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Varias empresas consideran esto un problema de poca importancia, pero si luego sabemos que cuatro de cada diez colaboradores han visto documentos corporativos confidenciales y que un tercio de ellos lo ve cada día o cada mes, sin duda este problema debería tener una mayor importancia en la agenda de la junta directiva. Si se considera esta cifra junto con el hecho de que un gran porcentaje de los directores en empresas creen que es suficiente tener “confianza” en que los colaboradores no hablarán de información corporativa confidencial como el mejor método de prevención, es obvio que aquí tenemos un problema alarmante.

La seguridad de documentos no solo puede depender de la confianza, porque la confianza no da a los colaboradores unas pautas claras de que se considera como una brecha de confidencialidad corporativa. Si los colaboradores no entienden lo que la empresa espera de ellos, podrían faltar a la confidencialidad corporativa, sin ser conscientes de ello. Sin importar si la brecha es intencionada o no, es algo que está pasando. Un buen porcentaje de colaboradores admite que ellos mismos han visto información confidencial o que un compañero lo había visto.

Más de un tercio de los colaboradores han visto información corporativa confidencial en la impresora. La información, que los colaboradores han visto puede incluir datos personales y nominas o planes de estrategia, de previsiones y datos financieros. Además, un porcentaje de los empleados cree que es aceptable leer información que ha sido dejada en una impresora o fotocopiadora compartida.

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El primer paso para asegurar los activos intelectuales de una empresa, es tener una política de confidencialidad legalmente aprobada, que se implementa y que se explica a todos los empleados para disminuir rápidamente la posibilidad y la tentación de romper las normas de seguridad de información corporativa.

El próximo paso para proteger una empresa contra amenazas internas y externas de seguridad de documentos, es la implementación efectiva de seguridad IT e impresoras. Casi todas las empresas tienen contraseñas para las computadoras de cada individuo y también para acceder a la red corporativa. Algunas empresas implementan contraseñas o derechos de acceso a una red compartida, una unidad de dispositivo, archivadoras y documentos. Sin embargo, proteger un ordenador corporativo es solo una medida a medias si las impresoras no están aseguradas (algo que muchas empresas no hacen).

En tu empresa, ¿qué medidas toman para asegurar la confidencialidad de sus documentos?

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