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¿Qué condiciones necesitas para almacenar documentos?

21/01/2020

La administración de documentos es una tarea esencial en las empresas, y es precisamente por la importancia del respaldo que cada papel representa. El ejercicio óptimo de la gestión documental, radica en establecer un flujo adecuado de los procesos de almacenamiento, cuidado de la información y uso debido.

En la actualidad, el proceso de administración documental se ve ligada a los avances tecnológicos para mejorar las gestiones, es por ello, que el plano digital, se presenta para dar paso al establecimiento de flujos más rápidos, sencillos, organizados y centrados en ofrecer mejoras de productividad. 

En este sentido, hay que tener en cuenta, que para iniciar una gestión documental es necesario determinar el ciclo de vida de cada archivo y con ello deriva la utilidad del mismo, y las acciones a considerar, ya sea la digitalización-destrucción o digitalización-almacenamiento.

 

¿Qué pasa con esos documentos con utilidad vigente durante el proceso de administración digital?

En respuesta a esta pregunta, cada documento es examinado para determinar si aún la información que soporta tiene utilidad actual, para accionar con la destrucción o almacenamiento, -según sea el caso- y por ende dejar por sentado la certificación requerida para dejar el registro de la existencia del documento. 

 

¿Qué pasa con esos documentos que se logra determinar la vigencia actual?

Ya que no se pueden destruir, se ingresan al sistema digital y almacenan en galeras especializadas para tal fin, con condiciones de temperatura y espacios aptos para hacer que el documento mantenga en el estado original posible. 

En virtud de ello, SDS utiliza espacios destinados para tal fin, con flujos de uso creados especialmente de acuerdo a cada necesidad y además condiciones de resguardo: 

  1. Cajas especiales: Un elemento de vital importancia, pues se componen de material reforzado con doble corrugado para aislar elementos extraños que puedan alterar el estado de los papeles.
  2. Estantes: Están diseñados para tal fin, hechos a base de acero y tablillas galvanizadas con las distancias requeridas en referencia al suelo para disminuir riesgos por inundaciones y del techo para evitar daños por fermentación. 
  3. Seguridad: En este caso, trata sobre el resguardo debido de la información que se almacena en las galeras, la custodia y confidencialidad son esenciales, para ello, debe establecerse un sistema apropiado de acceso restringido y capacitación constante del personal que presta el servicio. 

Además de ello, la administración digital propone un sistema de notificación cuando se aproxima el fin del ciclo de vida útil de los documentos que han sido almacenados/digitalizados.

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