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La importancia de un modelo de Gestión Documental

23/09/2016

La administración correcta de archivos en empresas son unos de los principales elementos que influyen en la efectividad de poder acceder a información rápidamente. El no poder disponer de información podría convertirse en un impedimento en la gestión eficiente de su compañía.

Con la correcta implementación de políticas de gestión documental dentro una organización, se garantizan los procesos de gestión documental los cuales contribuyen a una adecuada creación, tratamiento, conservación, acceso y control de sus documentos.

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La creación de políticas y procedimientos de gestión documental asegura la adecuada atención y protección de los mismos y permite que los valores de la información sean preservados y recuperados de un modo eficiente y más eficaz en un momento de necesidad.

Y ¿qué entendemos por gestión documental de una organización? es el “área de la gestión administrativa encargada de conseguir eficacia y economía en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de documentos”.

Es importante recalcar que los objetivos a alcanzar en un modelo de Gestión Documental se deben definir siempre dentro del respeto a las normas, legislación y reglamentos vigentes en los respectivos ordenamientos jurídicos nacionales.

La gestión documental y de archivos es un proceso transversal en todas las organizaciones, por lo que se integra en todos los procesos que llevan a cabo a las distintas áreas de una organización.

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Los documentos contienen información que constituye un recurso valioso y un activo importante para la organización. La adopción de criterios normalizados para la gestión de documentos resulta esencial para la administración y la sociedad en general, para así proteger y conservar los documentos como prueba y evidencia de sus funciones y actividades.

La implantación de un Modelo de Gestión de Documentos y de archivos está encaminada a mejorar la eficiencia de los procesos mediante la adopción de criterios normalizados y de buenas prácticas.

Y tú, ¿cuentas con un Modelo de Gestión Documental en tu empresa?

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