Email

T: 396.2150

SDSConnect-logo-w

SDSConnect-logo-w

iconTop-facebookiconTop-instagram iconTop-linkedin 396.2150 / 396.2151  •  info@sdspanama.com

Importancia de la seguridad en la administración de documentos

27/01/2020

Siempre que se realiza un actividad muy importante (en el ámbito empresarial), se debe soportar con un documento, allí radica la importancia de almacenar y resguardar los fundamentos que respalden cada acción.

Hoy en día, los documentos pueden generarse de forma electrónica, hemos visto que el avance de la tecnología, ha permitido hasta firmas electrónicas, sin embargo, hay papeles con formatos más conservadores que por su carácter legal, deben conservarse, por ejemplo los contratos. 

Es en este momento, en que entra el juego la seguridad, para garantizar cualquier tipo de daños a la información, ya sea que esté en formato físico (la que es necesario conservar) o la que es digitalizada.

    1.Documentos físicos:

 

Se trata de aquellos documentos que por la vigencia de su ciclo de vida, deben resguardarse, y por ende, es necesario asegurarse que el espacio en dónde se van almacenar, cumpla con las condiciones adecuadas y personal capacitado para tales fines. 

Las galeras de almacenamiento, además de contar con acceso controlado, iluminación y vigilancia constante, debe tener un flujo de administración adecuado y organizado para adquirir datos importantes en el caso de que el cliente lo requiera. Sin embargo, es importante destacar, que todos estos documentos que aquí se resguardan, ya han sido previamente digitalizados. 

Empresa de almacenamiento

Elegir una empresa para encargarle la información más valiosa de tu organización no debe ser tan sencillo como buscar en google, esto se debe, a que estás confiando la espina dorsal de tu negocio, y según sean tratados tus documentos, pueden verse afectados por daños químicos o deterioro propio del papel.

En este sentido, esta empresa debe garantizar espacios con las condiciones físicas e implementos necesarios para aislar los documentos de todos los riesgos posibles, así como también, iluminación, vigilancia humana y tecnológica constante, accesos controlados para disminuir las filtraciones de datos.

En el caso de SDS, tiene un sistema de circuito cerrado especializado para mantener sus documentos bajo monitoreo las 24 horas del día, a fin de mantener supervisado todo el personal que de manera controlada ingresa a las instalaciones de almacenamiento. 

    2.Documentos digitalizados

 

Para contratar un sistema de gestión documental, debes estar atento a los beneficios que te ofrece, como por ejemplo: los motores de búsquedas específicos, el espacio disponible para guardar, los formatos que permite ingresar al sistema, (fotos, textos, cálculos y más), etiquetas de clasificación y por supuesto, la seguridad que tiene el software, para que no sea vulnerado. 

Es por ello, que debes asegurarte que el sistema te garantice la privacidad requerida, los accesos controlados y poder recuperar las informaciones que hayan sido eliminadas, así como también, ejercer un sistema de registro en el que señale los cambios realizados y quién los hizo de acuerdo a los roles asignados, sin dejar a un lado, el bloqueo automático cuando se excede el número de intentos consecutivos requeridos para ingresar a un usuario (colocar la contraseña errónea).

La privacidad y confidencialidad es uno de los temas más importantes a considerar cuando de administración documental se trata, hay que asegurarse que la transformación, traslado y sistema, estén cargados con los estándares más altos de seguridad.

Posts Recientes

Archivos

Nuestro objetivo es agregar valor a su empresa, incrementando la eficiencia operativa de su negocio.

Contáctenos

MENU