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Conservación tradicional VS Preservación digital

12/08/2019

YUNO

Los archivos forman parte de la estructura fundamental de las empresas e instituciones, la documentación representa los contenidos históricos referenciales, preservarlos significa mantener en el tiempo lo que llamamos “un libro abierto” con registros, datos e informaciones de interés para la organización.

Actualmente, existen dos modalidades que gestionan, organizan y conservan los documentos, la tradicional y la digital. La primera, supone la preservación de los archivos en su formato original, a fin de mantener en el tiempo los documentos sin la necesidad de acceder a la tecnología; mientras que, la segunda opción, persigue la conservación en el formato digital.

  1.   Conservación tradicional:

Basados en mantener del documento en formato original, hace posible el acceso a la verificación de sellos húmedos, precintos de seguridad y al archivo en esencia, sin embargo, este método caracteriza aspectos a considerar como el espacio para el almacenamiento de cientos de hojas, las intensas búsquedas a las que hay que someterse para ubicar datos específicos y además, la degradación de los componentes del papel con el paso del tiempo, lo que produce documentos envejecidos y borrosos, esto puede determinar la pérdida de información.

  1.   Preservación digital:

Con la evolución de la era tecnológica, se hace presente la preservación de documentos, mostrando una propuesta que mantiene también en el tiempo las documentaciones, esta vez, en formato digital, lo que permite ventajas de búsqueda, ahorro de espacio que podría ser utilizado para fines más productivos y la posibilidad de obtener la información requerida con solo acceder al sistema de conservación desde cualquier lugar del mundo.

Apuntar la administración documental al almacenamiento en un software, ofrece digitalización, organización y acceso con cliquear  en el sistema, al tiempo que se apoya las campañas de preservación del ambiente con la reducción de uso del papel.

 

En esta era, mantener los documentos puede ser una tarea fuerte, solo con pensar en la clasificación del tiempo de utilidad y tantos aspectos que se sobreponen con el tema de la administración documental, con SDS su trabajo diario será más fácil, puesto que ofrece múltiples beneficios tecnológicos, basados en la rapidez y la disciplina en un solo lugar, agregando valor a su empresa e incrementando la eficiencia y productividad. 

 

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