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Conozca los fundamentos para una administración documental exitosa

08/08/2019

documentos
La importancia de la administración documental en la actualidad viene a revolucionar los procesos de comunicacional empresarial, gestión y organización administrativa para tener la información a la mano y sin complicaciones de intensas y largas búsquedas.

Este proceso, mantiene los datos actualizados, clasificados y a disposición en cualquier momento, es por este motivo, que está sujeto a un amplio control, mantenimiento, administración (almacenamiento y descarte) y, por último, recuperación de la información.

Bajo el servicio de custodia, protección y administración de información, deben tomarse en cuenta ciertos criterios que permitan la productividad y eficiencia de su empresa, agregándole total valor a los documentos. En Suprema Data Store (SDS), optimizamos la organización documental basados en los fundamentos más necesarios, para que los procesos internos y externos de tu empresa sean más eficientes.

● Control:
Se trata de la utilización de herramientas que permitan la estructura de los contenidos, basados en guías y requisitos documentales que consienten la revisión detallada y clasificada, fundamentando documentos con soportes y registros que validan la existencia.

En este sentido, se aplican elementos tecnológicos bajo postes físicos, como lo son sellos, tintas, detectores de seguridad y otros.

● Mantenimiento:
La gestión se fundamenta en la preservación personalizada de las condiciones del acervo documental, es decir, mantener en el tiempo formularios, facturas electrónicas y toda clase de archivos con la asistencia de actualización y preservación de los mismos.

● Almacenamiento de documentos:
Es correlativo a los 2 anteriores, una vez clasificados y organizados según temas y características similares, se pasa por la actualización (de ser necesario) y la aplicación de métodos para mantener los documentos, es el momento para ubicar los archivos según condiciones técnicas físicas que permitan facilitar la gestión administrativa según su tipo, en un ambiente adecuado y específico por empresa.

● Descarte de documentos:
Con el paso del tiempo, los documentos pierden valor, utilidad e importancia textual para las empresas, por este motivo, se realiza un proceso de selección periódico, para ello, se efectúa la actividad bajo las normativas de regulación que validan la acción a través de actas, el tiempo estipulado de los documentos dependerá de la funcionalidad, por lo general, se mantienen entre los 5 a 10 años.

● Recuperación de información:
Se basa en la búsqueda específica de un documento, en base a palabras claves, datos y registros, si en algún momento salta la necesidad de información específica, se procede a la indagación detallada, el cual puede arrojar resultados bajo dos principios globales:

El ruido documental: Son datos generales que fundamentan y guían la búsqueda a la información específica.

El silencio documental: Se refiere a la ausencia de hallazgos que representen la información en búsqueda, es posible que este principio se note, cuando no se esté utilizando las claves que en esencia describen la investigación.

La correcta administración de documentos es cuestión de expertos, SDS ofrece las técnicas más avanzadas para la efectiva gestión de sus archivos bajo los adecuados procedimientos de tratamientos, conservación, acceso y control de la información que usted coloca en nuestras manos.

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