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¿Cómo proteger tus documentos del deterioro?

02/01/2020

Los documentos son tan importante en las organizaciones, empresas o instituciones como el capital humano y la prestación del servicio, tenerlos, organizarlos y mantenerlos en óptimas condiciones con el pasar de los años es una gran tarea, por suerte, la tecnología avanza y ofrece la administración documental digital.

Hoy en día, son más las empresas que se apuntan a la transformación digital, pero ¿qué hacer con los archivos que se deben mantener en físico? si bien es cierto, la nueva modalidad de administración documental, ofrece ventajas de almacenamiento, siempre habrán papeles que debemos mantener en respaldo de la información descargada en el sistema. 

¿Bajo qué condiciones hay que mantener los archivos?

En primer lugar, se debe tomar en cuenta las condiciones ambientales, ya que estas tienen un impacto directo a la conservación de archivos, por tanto, debe aplicarse un adecuado almacenamiento, para evitar humedad, cambios de temperatura y luz.

Por otra parte, existe la alteración de los documentos, causada por el espacio físico, es decir, daños progresivos por roces, golpes, ataduras, clics, aros metálicos, manchas y otros, estos se determinan por cuanto el almacenamiento no ha sido hecho de la forma más adecuada, con aspectos externos a la documentación o por no contar con el espacio físico idóneo.

También está, el deterioro por agentes biológicos, que se determinan por las alteraciones generadas a partir de la aparición  de insectos, roedores, bacterias, hongos y otros, los cuales, pueden lograr la pérdida total de los documentos. 

Y finalmente, las causas químico-ambientales, que tienen que ver con los elementos como el oxígeno, nitrógeno, ozono, carbono y otros… Realizando combustión, fermentación y oxidación de los documentos.

Existen lugares de almacenamiento especializados que garantizan la protección a los documentos, con materiales diseñados exclusivamente para evitar cualquier tipo de daño, un ejemplo de ello son las galeras de SDS, con accesos de seguridad controlado, para garantizar la confidencialidad de la información, estantes de alta calidad y cajas con doble corrugado para aislar los archivos de agentes externos. 

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