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Cinco consejos para organizar tus documentos digitales

21/06/2019

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Tener una organización de documentos de forma correcta ha sido prioridad para las empresas u organizaciones. Una empresa con 1.000 trabajadores pierde casi unos 45.500 balboas al mes por perder o no localizar al instante información importante.

Por eso el perder un documento puede suponer rehacer horas o incluso días de labor. Para ello  te dejamos en este artículo algunos consejos para organizar fácilmente los documentos digitales en la empresa u organización que tenga a cargo.

¿Por qué es importante organizar tus documentos digitales?

En la actualidad la mayoría de personas almacenan sus documentos digitales ¨en la nube¨ o en una red de servidores conectados. Sin embargo, la digitalización de los documentos en papel no ha simplificado la tarea de archivarlos y almacenarlos.

Los motores de búsqueda de archivos aún siguen mejorando, hasta la fecha de hoy guardar y organizar la documentación es fundamental para una empresa.

Por esta razón, las empresas u organizaciones deben de instaurar sistemas de organización documental que garanticen que toda su información esté ordenada y actualizada. Las características fundamentales de la gestión de documentos son:

  • La posibilidad de recuperar con facilidad versiones antiguas de determinados documentos.
  • El poder editar a distancia y de forma simultánea un mismo documento por parte de varias personas de un mismo equipo.

Dejamos seis importantes consejos para que consigas una buena organización de tus documentos:

1.- Establece un protocolo sobre cómo almacenar la información digital

Genera en tus empleados unas reglas sobre cómo almacenar la información, abordando las normas específicas sobre cómo nombrar carpetas y archivos, alternar el uso local con el de la red o la nube, o llevar a cabo copias de seguridad.

2.- Guardar todos tus documentos digitales en una misma carpeta

Con una estructura de subcarpetas, guarda todos los documentales digitales posibles de la empresa u organización en la carpeta raíz que se podría llamar ´Mi servidor¨ o con un nombre fácil de recordar y se pueda facilitar la búsqueda.

3.- A mayor volumen de información, mayor necesidad de subcarpetas.

Por ejemplo, si un directorio con facturas crece exponencialmente, no elimines las antiguas ni las destines a otra carpeta: archivos en subcarpetas correspondientes a los distintos años contables (2014, 2015, 2016 …).

4.-Codifica documentos digitales con la fecha invertida.

De este modo, al ordenar alfabéticamente una carpeta, ésta quedará automáticamente ordenada por fechas. Al final del nombre, también es recomendable incorporar los números de versión sucesivos.

5.- Se escrupuloso con tus copias de seguridad.

Actualmente, las copias de seguridad pueden realizarse volcando periódicamente la información de un servidor NAS a una nube, o a un tercer soporte – como, por ejemplo, un disco duro extraíble.

6.-Repasa semanalmente tu escritorio o tu carpeta local de documentos

Recomendamos vaciar y traspasar su contenido a su servidor, para que quede debidamente archivado en la carpeta que corresponda. Se trata de  encontrar la información relevante en el momento preciso es crucial para tomar decisiones acertadas. Al fin y al cabo, los problemas derivados de la toma de decisiones erróneas no son más que la consecuencia de un fallo en la información utilizada.

 

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