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¿Aplica la gestión digital de documentos para pequeñas empresas?

24/01/2020

Siempre que nos referimos sobre la administración digital de documentos, se nos viene a la mente que es una actividad exclusiva para grandes empresa, y esto se debe a que por lo general quedan vacíos al respecto de este tema y se cree que es muy costosa para que una pequeña empresa pueda adquirirla. Pero, ¿realmente es verdad todo ello?

Es este artículo vamos a pasearnos por los puntos que más debaten las pequeñas empresas, al toparse frente a la posibilidad de adquirir un medio de gestión documental digital. 

 

  • No necesitar un sistema de gestión documental porque se almacena y administra los archivos desde Windows

 

Nada más lejos de la realidad, ya que llevar tus documentos en Windows a pesar de ser una excelente herramienta de trabajo, limita las posibilidades de ejercer diversas acciones que brinda el sistema documental, como por ejemplo, almacenar metadatos según las necesidades de la empresa, como: organizar facturas por el importe, fecha, empresa y estatus. 

 

  • Las pequeñas empresa no necesitan gestión documental

 

Uno de los temas más debatidos, hay quienes afirman radicalmente que no es necesario, por cuanto puedes hacerlo por sí mismos y ahorrar dinero.

Ahora bien, toda empresa apunta al crecimiento y para ello, la organización es uno de los aspectos más importantes, llevar el control de manera digitalizada, te permitirá visualizar los márgenes de cada proceso. Además, si bien es cierto que los pequeños empresarios quieren crecer, los recursos que generan son lo suficientemente limitados como para contratar un personal (establecer una relación laboral) para que se encargue de gestionar los documentos, archivar, buscar, recuperar y ordenar, a lo que se le suma además todos los beneficios laborales establecidos por las leyes. 

 

  • La gestión de documentos es muy complicada para aplicarla en las pequeñas empresas

 

Sigue siendo un mito, hoy en día la gestión documental puede aplicarse según las necesidades de cada empresa, la complejidad de la situación se determina de acuerdo la cantidad de operaciones que se debe manejar, sin embargo, hay que tener claro, que no es necesario que todos manejen la totalidad del sistema, pues los accesos son específicos, de acuerdo a las funciones de cada trabajador. Es decir, un colaborador de operaciones, no requiere manejar las funciones del sistema en cuanto a cierres de caja.

Lo más recomendable es probar la aplicación del sistema, en un área determinada y de acuerdo a los resultados obtenidos en cierto período de tiempo, tomar la decisión de ampliarlo o no. 

 

  • Adquirir un sistema de gestión documental es muy costosa

 

Las empresas de acuerdo a sus funciones requieren soluciones, en este sentido, las pequeñas empresas requieren softwares ajustados a las  posibilidades de trabajo, con características más básicas para el correcto funcionamiento de los procesos, lo que constituye a menores gastos.

Asimismo, obtener un sistema  de gestión digital reduce gastos por consumibles de papelería, es decir, hojas, tinta, carpetas y todos los materiales que se relacionen al almacenamiento, sin dejar de contar, que se requiere de  un personal dedicado a realizar las tareas de administración. 

 

  • Tener un sistema de gestión digital significa que los papeles van a desaparecer

 

Aunque no deja de ser cierto, no es del todo verdad. Una vez que te decides a que los documentos sean gestionados de manera digital, no significa que van a desaparecer en su totalidad los papeles, para ello, se necesita hacer la siguiente clasificación:

-Documentos que deben mantenerse por temas legales: contratos, pagos, etc.

-Documentos que utilices para operaciones comerciales y por ende necesites tanto los datos, como el respaldo físico. 

-Documentos que solo es necesario extraer la información y que se puede destruir el soporte físico. 

Con estos puntos claros, te habrás dado cuenta de los grandes mitos que se han inculcado sobre la gestión digital de documentos y las empresas pequeñas, aclaradas todas estas dudas, sabemos que estás interesado en hacer crecer el negocio y ello implica, una gestión documental óptima.

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