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Importancia de un sistema de gestión documental.

15/07/2019

TRES

Es fundamental que una empresa tenga un sistema de gestión documental, aunque muchas no le den la relevancia necesaria, un buen manejo de esta les puede brindar ventajas, y como un beneficio vital, que todos los documentos estén controlados y centralizados en un solo repositorio.

En la actualidad, casi todas las empresas trabajan con una suma alta de documentos y con el fin de gestionar toda la información, es necesario tener un sistema de gestión documental para permitir un almacenamiento fácil y una búsqueda más ágil y rápida.

La gestión documental personaliza los documentos de salida de las empresas como: las facturas electrónicas, formularios y otros tipos de archivos. Esto ayuda a que las empresas controlen el flujo de estos tanto de entrada como los de salida.

La ventaja principal es la seguridad, por ello, es muy importante este sistema de gestión documental para ejecutivos y gerentes que tienen mayor responsabilidad sobre el manejo de información en sus puestos. El sistema de gestión los ayudará de manera eficiente, más inteligente y más rentable de manejar sus trámites y hacer su labor más flexible.

Tener un sistema de gestión documental proporciona a la empresa el acceso rápido a todos los documentos desde cualquier navegador o dispositivo. Logrando mantener todos los documentos en formato digital siendo más fácil y económico para las empresas.

Lo que una empresa tiene que tener en cuenta son estas principales ventajas del sistema de gestión documental:

  • Se evita la pérdida de documentos, ya que se encuentran seguros en un servidor documental central.
  • Control de cambios de los documentos, control de revisiones y registro de accesos.
  • Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
  • Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.

 

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