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3 tips que te ayudarán a organizar mejor tus archivos

27/06/2016

Una buena organización-clasificación te ahorra tiempo y esfuerzo. Organizar bien los archivos de una compañía juega un rol muy importante en la eficiencia y productividad empresarial.

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A continuación, podrás encontrar tres tips para el buen orden dentro su espacio laboral:

  1. Nomenclatura y Consistencia.

En el momento de definir el nombre a carpetas sigue un patrón que tú mismo establezcas y que sea fácil de entender. Eso hará que tu sistema sea coherente y consistente, y que no se queden partes sin organizar o a medio ordenar.

  • Utiliza nombres cortos y sencillos. Son más manejables y directos.
  • Agrupa por nombre de proyecto o cliente, o también por año.
  • Evita las carpetas con decenas o centenares de subcarpetas
  1. A mano lo que necesites. Lo demás al Almacén.

Ten cerca las carpetas y archivos con los cuales más trabajes. Los proyectos actuales deben estar bien a mano.

¿Y lo demás?, sencillamente “almacénalo”. Crea un archivo central en donde puedas consolidar todo lo que no sean proyectos actuales. Trabajos completados, clientes anteriores, pruebas, documentación antigua… Si no lo utilizas con frecuencia almacénalo. Así evitarás que te moleste en el día a día. Y si algún día lo necesitas asegúrate que puedas rescatarlo sin dificultad.

  1. Completa con Etiquetas y Colores.

Las etiquetas y los colores son una forma de distinguir o resaltar los archivos más importantes.

Por ejemplo:

Rojo: Proveedores.

Azul: Recursos Humanos.

Verde: Finanzas y Contabilidad.

Y tú, ¿cuántos archivos acumulas diariamente?

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